一場席卷全球的金融危機，讓很多企業(yè)開始重新審視自身的成本支出。一些能夠有效縮減成本、提升工作效率的外包服務(wù)逐漸受到企業(yè)的歡迎。文件外包服務(wù)便是其中之一。

    不容忽視的辦公成本

    研究機構(gòu)對美國５００家大型企業(yè)的一項調(diào)研發(fā)現(xiàn)：８３％的公司認為，文件對核心業(yè)務(wù)非常重要：從市場部的產(chǎn)品目錄、直郵資料，到財務(wù)部的付款通知以及設(shè)計生產(chǎn)部門的用戶手冊、技術(shù)資料等等。調(diào)查顯示，企業(yè)在文件方面的運營處理花費占據(jù)了公司整體營業(yè)額的１％－３％。然而，９０％的ＣＩＯ或ＣＦＯ并不清楚公司在文件方面的具體花費，打印、復(fù)印等文件處理的消耗成為企業(yè)成本中未經(jīng)審核的最后“堡壘”。

    富士施樂株式會社日本和亞太區(qū)全球服務(wù)業(yè)務(wù)總裁岡野正樹近日在京表示，將文件業(yè)務(wù)外包，可以幫助公司從繁雜的文件處理及相關(guān)硬件設(shè)備的管理和維護中擺脫出來，將節(jié)省的人力、精力和成本投入到自身的核心業(yè)務(wù)中。

    數(shù)據(jù)顯示，采用文件外包服務(wù)后，客戶的文件支出成本有可能減少１０％－３０％。前不久，寶潔公司與富士施樂／施樂簽署了為期５年的文印外包服務(wù)，預(yù)計能將辦公成本降低２０％—２５％，年耗電量將節(jié)省３０％，年用紙量將節(jié)省２０％—３０％。

　　從“擁有者”到“使用者”

    通常，一個企業(yè)的各個部門，都各自擁有并管理著很多設(shè)備，負責(zé)這些設(shè)備的采購、維修、耗材，甚至要考慮每臺機器應(yīng)該放在哪里等，這必然會造成不同程度上的資源浪費，又給各部門增加設(shè)備管理的負擔(dān)。 

    岡野正樹表示，將打印業(yè)務(wù)外包后，專業(yè)公司將代替這些企業(yè)管理設(shè)備，提供更為優(yōu)化的輸出環(huán)境，使企業(yè)從設(shè)備的“擁有者”轉(zhuǎn)變?yōu)椤笆褂谜摺薄Ｆ浣Y(jié)果是，不僅提高了企業(yè)資產(chǎn)利用率，實現(xiàn)了設(shè)備的統(tǒng)一管理和制度化，還使企業(yè)有了進一步降低成本的空間。同時，因為有專業(yè)的打印服務(wù)商提供服務(wù)，打印設(shè)備的維護和故障的及時清除會比以往更加快捷。

    但是，如何才能確保客戶從“擁有者”到“使用者”角色的順利互換？據(jù)岡野正樹介紹，根據(jù)富士施樂的實踐和服務(wù)經(jīng)驗，在為客戶實施全球服務(wù)（文件外包服務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)）之前，專業(yè)人員會先了解客戶的需求，再通過精益六西格瑪理論對客戶的辦公環(huán)境、文件管理流程進行評估，同時傾聽客戶的意見，全面細致地了解客戶運營的實際情況。通過調(diào)查評估，公司將根據(jù)不同的客戶量身訂制不同的文件管理服務(wù)，配置最優(yōu)化的設(shè)備組合并改善文件管理流程。

    文件外包將快速起飛

    去年，富士施樂全球營業(yè)額達到１００億美元，在富士施樂（中國）有限公司去年全部銷售額中，全球服務(wù)占到９％。雖然這一比例不高，但富士施樂株式會社副總裁、富士施樂（中國）有限公司總裁徐正剛說，“這部分業(yè)務(wù)增長迅速，預(yù)計未來會有兩位數(shù)的增長。”

    全球知名咨詢公司Ｇａｒｔｎｅｒ的一項調(diào)研報告顯示，到２０１０年文件輸出設(shè)備管理服務(wù)，將呈現(xiàn)兩位數(shù)的增長，從２００７年的３７．５８億美元增長到至少４１億美元。而就目前的歐美市場而言，辦公設(shè)備銷售已經(jīng)出現(xiàn)下滑，而服務(wù)業(yè)務(wù)卻在快速增長。徐正剛坦言，如果一個企業(yè)只賣硬件而不做服務(wù)，早晚是要死掉的，從產(chǎn)品銷售向服務(wù)轉(zhuǎn)變只是一個時間問題。 

    據(jù)國際外包協(xié)會統(tǒng)計，世界５００強中有８５％采用部分或者全部文件服務(wù)外包，降低文件處理成本，提高工作效率，從而使企業(yè)的資源集中到核心業(yè)務(wù)上來。而在中國，這一領(lǐng)域的發(fā)展還處于起步階段。但在徐正剛看來，中國市場雖然比較特別，客戶群的組成也更為復(fù)雜，但高端產(chǎn)品每年的增長卻非常迅速，這為公司的全球服務(wù)提供了增長機會。（辛明）